Sichten auf Geschäftsprozesse mit besonderer Betrachtung von Compliance

Abstract

Sichten auf Prozesse wurden im vergangenen Jahrzehnt von verschiedenen Forschergruppen als Graphtransformationstechnik zur vereinfachenden Darstellung von Prozessen untersucht. Sichtenfunktionen finden sich jedoch nur vereinzelt in Werkzeugen wieder, und es besteht keine gemeinsame Basis an Begrifflichkeiten und zudem kein Konsens, welche Funktionen über das Auslassen und Aggregieren von Modellelementen hinaus zu Prozesssichten gehören. Durch den Mangel an gemeinsamer konzeptioneller Basis stehen diese praxisrelevanten Funktionen nur einem eingeschränkten Nutzerspektrum zur Verfügung. Mit einem musterbasierten Ansatz zum Entwurf von Sichten auf Prozesse wird eine abstrakte Ausgangsbasis geschaffen, die die verschiedenen bestehenden Möglichkeiten von Sichten auf einer einheitlichen konzeptionellen Plattform zugänglich macht und weitgehend unabhängig von Technologien, Werkzeugen und Prozesssprachen bereitstellt. Komplexe Transformationsfunktionen werden abstrahiert und in einer einheitlichen Beschreibungsform als Sichtenentwurfsmuster in einem Musterkatalog bereitgestellt. Darauf aufbauend wird der Stand der Technik um den musterbasierten Sichtenentwurf sowie um den Entwurf sprachübergreifender Sichten erweitert. Der Entwurf sprachübergreifender Sichten macht von Übersetzungstechniken, der Darstellungsanpassung und von Zustandsübertragung Gebrauch. Mit einer Sprache für den musterbasierten Sichtenentwurf (kurz Mustersprache) können verschiedene Interessengruppen ihre individuellen Informationsbedarfe durch Anwendung und Komposition der bereitgestellten Muster als Sichtenentwurf formulieren und nach anschließender Implementierung auf Prozesse anwenden, um damit deren Komplexität auf den individuellen Bedarf zu reduzieren. Ein musterbasierter Sichtenentwurf stellt damit den Ausgangspunkt der Spezifikation komplexer Transformationen und Mechanismen zur Prozessvisualisierung dar. Neben dem planerischen Aspekt kann die Mustersprache zur musterbasierten Analyse von Sichtenfunktionen in bestehenden Ansätzen und Werkzeugen verwendet werden. Dieses Konzept erfordert die neuartige Aufgabe des Informationsdesigns im Management von Geschäftsprozessen, die ein Bindeglied zwischen Informationsbedarfen und der technischen Realisierung von Sichten in Werkzeugen schafft. Der musterbasierte Ansatz grenzt sich davon ab, Geschäftsprozesse an sich zu verschlanken und tatsächlich stattfindende Abläufe zu verändern. Geschäftsprozesse sind trotz individueller Sichten noch immer komplex. Dieser Ansatz verfolgt vielmehr das Ziel, komplexe Modelle von Geschäftsprozessen verständlicher zu machen. Der Schwerpunkt des Ansatzes besteht darin, Prozesse im Kontext verschiedener Interessengruppen mit Informationen zu vernetzen und die Prozesse bedarfsgerecht darzustellen. Nichtsdestotrotz können Prozesssichten ein Werkzeug für Vorhaben zur Verschlankung oder Optimierung von Abläufen darstellen. Compliance ist zwischenzeitlich zum Sammelbegriff für die Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Quellen avanciert und dient in dieser Arbeit als zu untersuchende Einflussgröße bei der weiteren Steigerung der Komplexität: Eine zunehmende Zahl an Regularien, unternehmensinterner Richtlinien, wie auch die moralische und ökologische Verantwortung, rufen eine immense Anzahl an Anforderungen hervor, denen die ohnehin komplexen Geschäftsprozesse gerecht werden sollen. Der Stand der Technik bietet überwiegend formale Methoden an, um die geforderte Regelkonformität sicherzustellen. Diese Methoden können eingesetzt werden, um Fehlverhalten in Modellen von Geschäftsprozessen auszumachen. Sie bieten allerdings keine ausreichende Hilfestellung, wie bestehende Geschäftsprozesse umzugestalten sind, damit die darin enthaltenen Aufgaben regelkonform erledigt werden. Der Ansatz regelrealisierender Prozessfragmente (kurz rr-Fragmente) erweitert den Stand der Technik mit einer Möglichkeit zur Wiederverwendung von Prozessstrukturen, die einen Geschäftsprozess nachvollziehbar mit regelkonformem Verhalten erweitern. rr-Fragmente bieten somit Lösungsmöglichkeiten dafür an, wie bestimmte Aufgaben im Einklang mit geltenden Regeln erledigt werden können. Es wird eine Verbindung von dem Ansatz der rr-Fragmente mit Techniken zur Prüfung der Regelkonformität hergestellt und er wird im übergeordneten Kontext vom Compliance Management in Geschäftsprozessen als Baustein positioniert. Wiederverwendbare Prozessstrukturen wurden, nach bestem Wissen, zuvor nicht in den Kontext von Compliance gestellt und an die Anforderungen dieses Themenkomplexes angepasst. Aus dem entwickelten Ansatz leiten sich zahlreiche Informationsbedarfe ab, die durch Prozesssichten für Compliance abgedeckt werden können.

In the past decade different groups have investigated Views on Processes to obtain a process-simplifying technique based on model transformations. Views are merely used in current business process tools, though. In addition, there is no common terminology and no common sense about which features beyond the omission and aggregation of process model elements belong to this technique. The question is whether and how this technique may serve a broad spectrum of stakeholders to articulate individual information needs. Through a pattern-based approach an abstract conceptual basis is created that distills the existing heterogeneous possibilities of views on processes. The aim is to express, join and connect pieces of knowledge in one expressive platform that is mostly independent of technologies, tools and process languages. This goal is achieved by abstracting complex functions for process graph transformation into so-called process viewing patterns. These basic forms of transformation are easier to communicate and learn as they hide complexity of the functions they represent. Further, the state of the art is advanced by developing a method for propagating the execution state and by providing the possibility to design stakeholder-specific views on processes that cross process languages. For the latter, use of existing process translation techniques and the emulation of process languages by simply adjusting the graphical display is made. Having a pattern language for view design, different stakeholders are enabled to design views that suit their individual information needs by applying and composing the proposed viewing patterns. By implementing and actually applying views the complexity of the respective processes is reduced according to the individual demand. A pattern-based view design represents an initial specification of the complex transformations and visual mechanisms which are required for technically realizing the designed view. Aside from the main purpose of view design, the pattern language can also be used to describe and analyse the viewing functions in existing approaches and tools. The introduced concepts require a new task to be installed in the management of business processes, a task called information design. This new task aligns the information needs on one side with the technical realization of views in tools on the other side. Process viewing does not aim at actually making business processes leaner or to really change the flow of work which is prescribed in the process models. Despite having simpler views, the business processes are still complex, however, just for particular tasks and roles they are significantly easier to deal with. The scope of the approach is limited to making complex business processes easier to understand, which requires connecting process models with the working context of different stakeholders and to display the result according to the stakeholders’ information needs. Nevertheless, Process Views can potentially be used as a starting point for continuous process improvement or process reengineering endeavors. Compliance is a term to subsume conformance with a set of requirements derived from different origin. Besides, Compliance is becoming a more and more important factor for the increase of complexity, which is investigated in this work. A growing number of regulations, internal policies, as well as social and ecological expectations from society generate a vast number of requirements. These requirements have profound impact on the business processes in order to make them compliant. The state of the art offers different Compliance checking techniques, most of them are based on formal methods and model checking. These techniques can be employed to identify misbehavior in models of business processes. However, they do not provide assistance in specifying what exactly needs to be done in a process in order to perform the work in a compliant manner. The approach of Compliance Fragments advances the state of the art by providing a means to reuse process structures which are known to implement certain requirements in a compliant manner. Thus, Compliance Fragments address Compliance requirements in a consistent and traceable manner. A relation between the Compliance Fragments approach and Compliance checking techniques is established in order to make both of them more complete. Furthermore, the approach is positioned in the overall context of Compliance management in business processes. To the best knowledge, reusable process structures have not been embedded into the Compliance context before. From the developed Compliance management approach several information needs can be derived which are addressed through the aid of Process Views for Compliance.