Methode zur Analyse des Besprechungsgeschehens und zur Konzeption optimierter, räumlich-technischer Infrastrukturen für Besprechungen

Abstract

Die systematische, wissenschaftliche Auseinandersetzung mit betrieblichen Besprechungen im Rahmen der vorliegenden Arbeit macht deutlich, dass Besprechungen sowohl in quantitativer als auch in funktionaler Hinsicht einen bedeutenden Erfolgsfaktor für das Funktionieren organisationaler Prozesse darstellen. Erstaunlicherweise existieren im Gegensatz zu ihrer zeitlichen, funktionalen und sozialen Bedeutung bisher nur in geringem Umfang wissenschaftlich abgesicherte Erkenntnisse und Modelle im Hinblick auf ihre effiziente, effektive und qualitativ hochwertige Steuerung und Gestaltung. Ziel der vorliegenden Arbeit ist die Entwicklung einer Methode zur Analyse des Besprechungsgeschehens von Organisationen und zur Konzeption von optimierten, aufgaben- und anforderungsgerechten, räumlich-technischen Infrastrukturen für Besprechungen als Ansatz für die Optimierung des Besprechungsgeschehen von Organisationen. Um dieses Ziel zu erreichen, wird zunächst eine Vorgehensweise zur Analyse und Bewertung des Besprechungsgeschehens entwickelt. Dies wiederum setzt die Entwicklung eines Modells zur Klassifikation von Besprechungen voraus, denn erst durch ein Klassifikationsmodell wird das Phänomen der betrieblichen Besprechung überhaupt in ihren unterschiedlichen Ausprägungen beschreibbar und damit vergleichbar, bewertbar und optimierungsfähig. Mit dem Klassifikationsmodell existiert nun ein Instrument, das es erlaubt diese teilweise dominierende Arbeitsform in spezifische Besprechungstypen zu differenzieren und ihre Effizienz, Effektivität und Qualität zu untersuchen. Bei der Analyse des Besprechungsgeschehens einer Organisation kann nun jedes Besprechungsereignis eindeutig einem von zehn Besprechungstypen zugeordnet werden. Diese Besprechungstypen unterscheiden sich entsprechend ihren Aufgaben- und Anforderungsprofilen. Das entstandene Bewertungsmodell erlaubt eine typspezifische und somit sehr präzise Beurteilung des Besprechungserfolgs anhand relevanter Kennzahlen. Bei der Anwendung der Methode wird deutlich, dass mit Hilfe des entwickelten Klassifikations- und des Bewertungsmodells ein realistisches Bild des Besprechungsgeschehens einer Organisation gezeichnet werden kann und die Optimierungsbedarfe im Hinblick auf Organisation, Zeiteffizienz, die Nutzung von Methoden, den Technikeinsatz und auch die räumliche Infrastruktur einfach und zielgerichtet identifiziert werden können. Die Entwicklung des Modells zur Bewertung des Besprechungserfolgs basiert ebenso wie die Entwicklung der idealtypischen räumlich-technischen Infrastrukturmodule zur Aufnahme spezifischer Besprechungstypen auf einer systematischen Auseinandersetzung mit den zahlreichen Einflussfaktoren, insbesondere auch diejenigen im Hinblick auf die Arbeitsumgebung, auf Besprechungsprozesse und Besprechungsbedarfe. Die Konzeption einer räumlich-technischen Arbeitsumgebung, welche dazu beiträgt Effizienz, Effektivität und Qualität der Besprechungen einer Organisation zu steigern, erfordert die Antizipation von Veränderungen im Hinblick auf zukünftige Besprechungsbedarfe und -anforderungen. Diese Veränderungen ergeben sich beispielsweise aus einer veränderten Komplexität der Organisation oder einem gesteigerten Innovationsanspruch an Produkte und Dienstleistungen. Aber auch die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien haben einen zunehmend starken Einfluss auf Besprechungen. All diese veränderlichen Rahmenfaktoren finden Eingang in das Modell zur Dimensionierung zukünftiger, räumlich-technischer Infrastrukturen. Bei der praktischen Anwendung der Methode, welche ein Modell zur Klassifikation von Besprechungen, ein Modell zur Bewertung des Erfolgs von Besprechungen, einen Katalog mit idealtypischen räumlich-technischen Infrastrukturmodulen und ein Modell zur Dimensionierung einer optimierten Besprechungsinfrastruktur umfasst, wird deutlich, dass trotz der wissenschaftlich fundierten Methodenentwicklung zugleich ein hoher Praxisbezug und -nutzen realisiert werden konnte. Mit der Methode zur Analyse des Besprechungsgeschehens und zur Konzeption einer aufgaben- und anforderungsorientierten Besprechungsrauminfrastruktur und ihren einzelnen Komponenten sind essentielle Grundlagen für die weitere wissenschaftliche Auseinandersetzung mit dem Phänomen der Besprechungen sowie für die Planung und Nutzung entsprechender Infrastrukturen im Rahmen der Arbeit entstanden. Im Rahmen der Auseinandersetzung mit der Thematik war der Autor überrascht, wie wenig wissenschaftliche Erkenntnisse im Hinblick auf die Organisation und Gestaltung von Besprechungen existieren, obwohl es sich hier um ein täglich millionenfach auftretendes Ereignis handelt. Deswegen ist es auch Ziel der Arbeit einen fundierten Beitrag für die Weiterentwicklung der Erforschung dieses uns auch in Zukunft begleitenden Phänomens des Arbeitslebens zu leisten. Je wissensintensiver unsere Arbeitsprozesse werden, umso wichtiger wird auch die Optimierung von Kommunikationsprozessen in Form von Besprechungen.

The systematic and scientific examination of business related meetings within the framework of this paper emphasizes that meetings are an important success factor for the functioning of organizational processes both with regard to quantity as well as functionality. Surprisingly, in contrast to their temporal, functional and social importance, only a few scientifically assured findings and models exist in respect to their efficient, effective and highly qualified control and design. The aim of the work in hand is the development of a method to analyze meetings of organizations and as an approach to optimize meetings of organizations to create spatial-technological infrastructures which meet tasks and requirements. To achieve that aim, initially an approach to analyze and assess meetings will be developed. This on the other hand requires the development of a model to classify meetings. Only through a classification model the phenomenon of business related meetings, in their various forms, can be described, compared, assessed and optimized. With this classification model an instrument exists which makes it possible to distinguish this partly dominating work form into specific meeting types and to examine efficiency, effectiveness and quality. When analyzing meetings of an organization every meeting event can be matched precisely to one of ten meeting types. Those meeting types differ in their task and requirement profile. The developed assessment model makes a type-specific and therefore very precise assessment of the meeting success on the basis of relevant key figures (i.e. time-efficiency) possible. When implementing the method it becomes clear that through the classification model and the assessment model a realistic picture of the meetings of an organization can be drawn and the need for optimization with regard to organization, time-efficiency as well as usage of methods, technology and spatial infrastructure can be easily and purposefully identified. The development of the model to assess meeting success and the development of the idealtypical spatial-technological infrastructure modules for the imaging of specific meeting types is based on a systematic and scientific examination with a number of influence factors, especially those with regard to working environment, meeting processes and meeting demands. The conception of a spatial-technological working environment, which adds to increase efficiency, effectiveness and quality of meetings of an organization, requires the anticipation of changes in regard to future meeting demands and requirements. Those changes arise out of a changed complexity of the organization or an increased innovation aspiration on products and services. The usage of information and communication technology have an increasingly strong influence on meetings as well. All those variable framework-factors systematically find entrance into the dimensioning-model of future spatial-technological infrastructures. When implementing the developed method, which includes a model to classify meetings, a model to assess success of meetings,a catalogue with ideal-typical spatial-technological infrastructure-models and a dimensioning-model for an optimized meeting-infrastructure, it becomes clear that despite of the scientifically sound developed method a high practical relevance and utility could be realized. With the method to analyze meetings and with the conception of task and requirement oriented meeting-room-infrastructure and the separate components essential foundations for further scientific examination of the phenomenon of meetings as well as findings for planning and usage of corresponding infrastructures have been developed. In the framework of the examination of the topic the author was surprised by how little scientific knowledge with regard to organization and design of meetings exists, although it is an event which occurs daily a million times. Therefore it is the aim of this paper to make a profound contribution to the further development of research on this phenomenon of working life, which will accompany us in the future, too. The more knowledge-intense our work processes will be, the more important will be the optimization of communication processes in terms of meetings.