Einflussfaktoren auf den Wissenstransfer in Projektübergabeprozessen und Handlungsoptionen für die Optimierung von Projektübergaben

Abstract

In dieser Arbeit wurden relevante Einflussfaktoren auf den Wissenstransfer in Projektübergabe-prozessen empirisch untersucht und mit Hilfe der daraus gewonnenen Erkenntnisse Handlungsoptionen für Optimierungen von Projektübergaben abgeleitet. Darauf aufbauend wurde ein Optimierungsprogramm entwickelt, welches zur Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse diente und bereits in Form eines Pilotprojekts im unternehmerischen Kontext implementiert ist. Dazu wurde im Zeitraum von September 2007 bis Januar 2010 am Institut für Erziehungswissenschaft und Psychologie in der Abteilung Berufs-, Wirtschafts- und Technikpädagogik der Universität Stuttgart in Kooperation mit einem internationalen Großkonzern der Elektrobranche am Forschungs- und Entwicklungsstandort Stuttgart ein mehrstufiges Forschungsprojekt durchgeführt. In einer ersten Stufe wurden neben der Aufarbeitung der theoretischen Grundlagen und der aktuellen Befunde, Vorgespräche und qualitative Leitfadeninterviews durchgeführt, um damit in einer aufbauenden Stufe eine fundierte quantitative Onlinebefragung erstellen und durchführen zu können. Damit konnten empirisch abgesicherte Erkenntnisse über die relevanten Einflussfaktoren auf den Wissenstransfer in Projektübergabeprozessen gewonnen und konkrete Handlungsoptionen für Optimierungen von Projektübergaben formuliert werden. Mit Hilfe dieser Optionen wurde abschließend in einer letzten Stufe das Optimierungsprogramm entwickelt und im Unternehmen implementiert. Der Projektübergabeprozess wurde in dieser Forschungsarbeit zunächst aus den drei unterschiedlichen Perspektiven der Lehr-Lernforschung, des Wissensmangements und des Projektmanagements theoretisch beleuchtet. Konkrete bereits vorliegende, wissenschaftliche Untersuchungen des Wissenstransfers in Projektübergabeprozessen konnten trotz intensiver Recherchen in diesen Disziplinen nicht ausfindig gemacht werden, so dass in einem ersten Schritt die Übergabesituation mit einer Lehr-Lernsituation verglichen wurde, in der sich der Übergebende gezwungenermaßen in der Rolle des Lehrenden, der Rezipient in der Rolle des Lernenden befindet. Als Grundlage zur Generierung eines theoretischen Modells stand daher die Perspektive der Lehr-Lernforschung zunächst stark im Fokus und konnte sukzessive durch die Perspektive des Wissens- und Projektmanagements erweitert und ergänzt werden. Das theoretische Modell zeigt drei verschiedene Haupteinflussbereiche, welche durch weiteres Ausdifferenzieren genauer spezifiziert wurden. Der erste Haupteinflussbereich „Rahmenbedingungen und Voraussetzungen“ zeigt Faktoren, welche nochmals in organisationale und individuelle Faktoren unterteilt werden können. Diese Faktoren können durch die an der Projektübergabe direkt beteiligten Personen kaum oder gar nicht beeinflusst werden und sind für Projektübergabeprozesse als (nahezu) gegeben anzusehen. Der zweite Haupteinflussbereich beinhaltet „Interaktionsspezifische Faktoren“, welche die Zusammenarbeit und Interaktion der Beteiligten betrifft und welche von diesen daher bedingt beeinflusst werden können. Der dritte Haupteinflussbereich der „Prozessspezifischen Faktoren“ beinhaltet jene Faktoren, welche den eigentlichen Prozess direkt steuern und welche durch die Beteiligten unmittelbar beeinflusst werden können. Daher sind in diesem Haupteinflussbereich die größten Optimierungspotenziale zu finden. Das Ziel einer erfolgreichen Projektübergabe ist nach der Definition in dieser Forschungsarbeit dadurch gekennzeichnet, dass der Rezipient möglichst schnell, eigenständig, produktiv und effizient innerhalb des Projektteams tätig wird und all seine Fähigkeiten und Kompetenzen gewinnbringend einsetzen kann. Die wesentlichen Einflussfaktoren, um dieses Ziel zu erreichen, konnten mit Hilfe der durchgeführten Analysen ermittelt werden. Dabei kristallisierten sich eine übersichtliche Übergabestruktur, eine gute Zusammenarbeit, klare gegenseitige Erwartungen und klar kommunizierte Erwartungen der übergeordneten Hierarchieebene, eine bedarfsgerechte Unterstützung des Rezipienten, das inhaltliche Interesse der Beteiligten am Projekt sowie deren Motivation für die Übergabe als Haupteinflussfaktoren heraus. Überraschenderweise hatte es keinen direkten Einfluss auf die Bewertung des Gesamterfolgs der Projektübergabe, welcher allgemeinen Arbeitsbelastung die Beteiligten während des Prozesses ausgesetzt waren und welches Vorwissen der Rezipient nach eigenen Einschätzungen für die Übernahme des Projekts mitbrachte. Allerdings zeigen die Untersuchungen, dass das vorhandene Vorwissen durch den Übergebenden zu Beginn der Projektübergabe gezielt abgeklärt werden sollte. Es spielte für das Gesamturteil der Projektübergabe keine Rolle, ob der Übergebende bereits Erfahrung im Übergeben von Projekten in der Vergangenheit sammeln konnte oder nicht. Die in dieser Forschungsarbeit untersuchten Projektübergaben lassen außerdem darauf schließen, dass es keinen relevanten Einfluss auf den Gesamterfolg einer Projektübergabe hat, ob das Projekt an einen bereits intern tätigen oder einen neu ins Unternehmen eintretenden Mitarbeiter übergeben wird. Neben den Haupteinflussfaktoren konnten weitere Faktoren ermittelt werden, welche den Prozessverlauf positiv beeinflussen. So ist es hilfreich, zu Beginn der Projektübergabe allgemeine Projektinformationen, wie die Projektstruktur, den Projektzeitplan, die Projektziele und die Meilensteine zur Erreichung dieser Ziele zu erläutern. Der Rezipient sollte die Übergabe mitsteuern können und es sollte gemeinsam von den Beteiligten festgelegt werden, welche Inhalte selbst erarbeitet und welche direkt durch den Übergebenden transferiert werden. Das entwickelte, zweiteilige Optimierungsprogramm besteht aus einem Softwaretool, sowie einem Workshopkonzept, wodurch die Mitarbeiter unterstützt und befähigt werden, eine strukturierte Projektübergabe planen und durchführen zu können. Der aufgrund dieser Forschungsarbeit entstandene optimierte Prozessablauf wurde in einzelnen Pilotübergaben im unternehmerischen Umfeld erprobt. Diese lassen den Rückschluss auf eine wissenschaftlich fundierte, praxiserprobte gelungene Prozessoptimierung zu.

Relevant influential factors upon the transfer of knowledge were examined empirically, and with the aid of the results thus gained new options for activities were developed for an optimization of project hand-overs. Based upon this, an optimisation programme was developed in the form of a pilot project. Its implementation exists in an entrepreneurial context already. From September 2007 to January 2010 a multi-level research project was undertaken at the Institute for Educational Science and Psychology in the Department of Vocational Studies and Economic Education, Stuttgart University, in cooperation with the Research and Development Center of an international company in Stuttgart. Preliminary talks and qualitative interviews were conducted, parallel to the survey of the theoretical foundation and up-to-date results, at the first stage, in order to establish and conduct a quantitative online survey at the following stage. Empirically checked insights about the relevant influential factors upon the knowledge transfer within project-transfer processes, were gained and concrete new options for activities of project hand-overs were formulated. At the final stage the optimisation programme was developed and implemented at the company with the aid of these options. First of all the project transfer process was analysed theoretically from the three different perspectives of teaching-learning research, knowledge management and project management. Despite extensive research it was not possible to find existing concrete, scientific studies of knowledge transfer in project handover processes, in those disciplines. Therefore at the first stage the transfer situation was compared with a teachinglearning situation in which the person handing over the knowledge finds himself forced into in the role of the teacher, the recipient into the role of the student. Therefore the initial focus was on the perspective of the teachinglearning research which served as a basis for generating a theoretical model. After that the focus was widened to knowledge and projectmanagement perspectives. The theoretical model outlines three different main areas of influence that are specified by further differentiations. The first main area of influence ”general conditions” shows factors which can be divided furthermore into organizational and individual factors. These factors cannot, or only marginally, be influenced by the persons directly involved and must be seen as (almost) given, during the project transfer process. The second main area of influence includes ”interaction specific factors“, it deals with the teamwork and interaction of the participants and can only be marginally influenced. The third main area of influence, the “process specific factors“ includes those factors that guide the actual process directly and it can be influenced by the participants immediately. Therefore the largest optimization potential can be found in this main area of influence. The goal of a successful project handover is, according to the definition of this research project, identifiable by the recipients’ ability to be as fast as possible, independent, productive and efficient within the project team and his ability to employ all his skills and competences effectively. In order to arrive at the results, the main factors of influence were determined with the help of the conducted analyses. In the process a general hand-over structure, good teamwork, clear reciprocal expectations and clearly communicated expectations of the higher hierarchy level, a needs based support of the recipient, the content interest of the participants with regard to the project, as well as their motivation for the handover were analysed as the main factors of influence. Surprisingly, neither the general work load pressure the participants were exposed to nor the prior knowledge the recipient bought with him had any direct influence on the evaluation of the complete success of the project handover. However the examinations have shown that prior knowledge of the person, handing over the project at the start, needs to be checked specifically. It was not relevant for the general evaluation of the project handover whether the person handing it over had, or had not, gained any experience of project hand-overs in the past. The examined project hand-overs in this research paper arrive at the conclusion that it does not have any relevant influence upon the complete success of a project hand-over if a project is assigned to an employee internally, or to a new member of staff. Apart from the main influence factors further factors, that had a positive influence upon the course of the process, were determined. It is helpful to explain at the beginning of the project hand-over common project information. For example the project structure, the project time plan, the project goals and the milestones to reach those goals. The recipient should be able to partake in the hand-over process and it should be determined jointly what content should be worked out, and which should be transferred by the person handing it over. The developed two-part optimisation programme consists of a software tool, as well as a work-shop concept. It supports and enables employees to plan, and see through, a structured project hand-over. The optimised process activity that resulted from this research paper was tested by an international company in several individual pilot hand-overs. These pilot hand-overs allow the conclusion that the new optimisation programme is based on a scientifically well-founded process tested in the practical area of business life.